Améliorez votre productivité grâce à ces conseils pratiques
La plupart des entreprises et des particuliers qui créent et collaborent en ligne à l’aide de documents connaissent Microsoft Office. Mais nombre d’entre eux ignorent encore les nombreuses fonctions permettant de gagner du temps intégrées à cette puissante suite bureautique.
Dans cet article, nous allons examiner 18 conseils pour gagner du temps. Cela vous aidera à tirer le meilleur parti de la suite Microsoft Office. Vos documents, feuilles de calcul et présentations auront fière allure, et vous les réaliserez en deux fois moins de temps.
Utilisées correctement, ces fonctions cachées peuvent considérablement augmenter la productivité des employés. Elles vous aident à économiser du temps et de l’argent, et leur offrant une expérience de travail plus agréable
Comment tirer le meilleur parti de Microsoft Office : Préparation
De nouvelles fonctionnalités sont constamment ajoutées à Microsoft Office, alors assurez-vous de disposer de la version la plus récente. Si vous avez un abonnement à Microsoft 365, vous pouvez mettre à jour vos applications à partir de Microsoft Autoupdate. Ou bien paramétrez les mises à jour automatiques. Sinon, si vous avez acheté une version autonome de Microsoft Office, sachez que vous devrez peut-être effectuer une mise à jour pour accéder à certaines des fonctionnalités énumérées ci-dessous.
Conseil n° 1 : Sauvegarde automatique des modifications avec OneDrive
OneDrive est le service de stockage en cloud de Microsoft Office. Il est disponible que vous ayez ou non un abonnement à Microsoft 365. Déjà OneDrive vous permet d’accéder à tous vos fichiers partout et à tout moment. Mais vous pouvez également le connecter à votre logiciel Microsoft Office pour profiter de la fonction d’enregistrement automatique.
Lorsqu’elles sont activées, les modifications sont mises à jour dans le nuage en temps réel. De plus, OneDrive stocke plusieurs versions de vos documents, de sorte que vous pouvez revenir à une version antérieure. Les pertes de temps causé par un problème informatique ou une panne de courant rendent cette fonctionnalité vitale. Pour trouver les anciennes versions dans Microsoft 365, cliquez sur Fichier > Info > Historique des versions.
Conseil n° 2 : Apprenez les raccourcis de la suite
L’un des plus grands avantages de Microsoft Office est la cohérence de l’expérience utilisateur entre les différentes applications. Cela signifie que la plupart des raccourcis clavier fonctionnent de la même manière dans Word, Excel et PowerPoint. Apprendre ces commandes peut considérablement accélérer la productivité.
- Ctrl + S (⌘S) pour enregistrer,
- Ctrl + P (⌘P) pour imprimer, et même des commandes plus obscures comme
- Ctrl + D (⌘D) pour le dialogue des polices.
Un excellent conseil en matière de productivité consiste à fournir une liste de raccourcis courants aux employés. Ils peuvent s’y référer au besoin jusqu’à ce qu’ils deviennent une seconde nature.
Conseil n° 3 : utilisez la fonction « Tell Me » (Word)
La fonction Dites-moi a été ajoutée à Microsoft Office 2016, mais une fois acquise, c’est une aubaine. Vous souhaitez modifier le style ? Tapez « Style ». Recadrer une photo ? Tapez « Recadrage ».
- Insérez un tableau,
- ajoutez un commentaire,
- modifiez la mise en page,
- mettez à jour le design,
- lisez le texte à voix haute
Presque toutes les fonctionnalités d’Office sont accessibles rapidement et facilement via ce menu. Tandis que les suggestions intelligentes permettent de trouver facilement ce que vous cherchez en tapant un ou deux mots seulement.
Toutefois, Microsoft 365 met constamment à jour son ensemble de fonctionnalités. Et il se peut que ces dernières ne soient pas présentes dans les versions les plus récentes.
Conseil n° 4 : partagez rapidement des documents avec le bouton Partager
Le bouton de partage est situé dans le coin supérieur droit de l’application. IL peut être utilisé pour partager rapidement un document via OneDrive, la messagerie électronique, AirDrop (Mac uniquement) et d’autres services tiers. Au lieu d’ouvrir votre client de messagerie, de rechercher un fichier (« Où ai-je encore enregistré ce fichier ? »), il suffit de cliquer sur le bouton Partager et de sélectionner vos destinataires.
Conseil n° 5 : Rechercher et remplacer
Si vous devez modifier un mot ou un groupe de mots dans l’ensemble d’un document, vous pouvez le faire rapidement avec la fonction Rechercher & Remplacer. Il suffit d’appuyer sur Ctrl + Shift + H (⌘⇧H) pour que la boîte de dialogue Rechercher et remplacer apparaisse. Tapez le texte que vous voulez modifier dans la case Rechercher, le remplacement dans la case Remplacer, et appuyez sur le bouton Remplacer. Office effectuera une recherche dans le document et apportera les modifications nécessaires.
Vous pouvez également remplacer par rien (en laissant le champ Remplacer vide) pour supprimer plusieurs occurrences d’un mot.
Conseil n° 6 : Recherche et remplacement avancés
Cet outil puissant est bien plus qu’un simple outil. En cliquant sur le bouton situé en bas à gauche de la boîte de dialogue, vous pouvez accéder à des fonctions avancées pour modifier instantanément le style de police, les paramètres de paragraphe, et plus encore, de n’importe quel texte.
Par exemple, vous pouvez trouver tout le texte en gras et rendre la police rouge, ou encore sélectionner tout le texte dans une langue spécifique et le mettre en italique. Utilisez cette fonction chaque fois que vous devez apporter des modifications importantes à des styles de texte spécifiques.
Conseil n° 7 : modifiez et utilisez les styles pour obtenir des documents d’une grande qualité.
Il est surprenant de voir le nombre de personnes qui utilisent Microsoft Office au quotidien et qui ne profitent toujours pas des styles pour rationaliser leurs documents et accélérer la rédaction. Les styles se trouvent sous l’onglet Accueil et vous permettent d’appliquer à la volée des paramètres de police prédéfinis. Vous pouvez également modifier ces styles pour les adapter à vos besoins et à votre document. Les styles se mettent automatiquement à jour lorsque vous changez de thème, ce qui vous permet de modifier l’apparence de tout un document en un clin d’œil.
Conseil n° 8 : Copier et coller plusieurs éléments avec Spike
Cette fonction très pratique vous permet de copier plusieurs éléments et de les coller en une seule fois. Il suffit de sélectionner le premier bloc de texte, d’appuyer sur Ctrl + F3 ou ⌘F3, puis de passer au suivant. Chaque fois que vous appuierez sur Ctrl ou Commande + F3, le texte sera enregistré, et ainsi de suite. Lorsque vous êtes prêt à tout coller, tapez Ctrl + Shift + F3 ou ⌘⇧F3. Vous pouvez également taper « spike » (en minuscules) et appuyer sur Entrée, et le texte enregistré restera en mémoire pour être utilisé une autre fois.
Conseil n° 9 : Copier et coller le formatage
Rationalisez rapidement la mise en forme sur des blocs de texte en appuyant sur Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) pour copier la mise en forme (style de police et de paragraphe, couleurs, alignement, etc.), et Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) pour coller la mise en forme sur le texte sélectionné.
Conseil n° 10 : Personnalisez vos rubans Office
Si vous recherchez fréquemment certaines fonctions dans les menus ou les développeurs, n’hésitez pas à les ajouter à votre ruban. Vous pouvez le faire sous Préférence > Ruban et barre d’outils, ou en allant dans Fichier > Options > Personnaliser le ruban. Vous pourriez être surpris par l’immense éventail de fonctions que vous pouvez ajouter à votre ruban pour un accès rapide. Aussi il est possible de masquer le ruban pour avoir plus d’espace en cliquant une fois sur l’onglet ouvert, en allant dans Affichage > Ruban, ou en tapant Ctrl+F1 (⌥⇧R).
Conseil n° 11 : triple-cliquez pour sélectionner un paragraphe
La plupart des gens savent que vous pouvez double-cliquer sur un mot pour le sélectionner. Vous pouvez également cliquer trois fois sur un mot pour sélectionner l’ensemble du paragraphe. Cela est très pratique pour déplacer de gros morceaux de texte lors de l’édition.
Conseil n° 12 : adaptez le correcteur automatique à votre convenance
Il est fréquent que Microsoft Office modifie le texte que vous tapez, même s’il vous convient. Vous pouvez régler ces paramètres sous Outils > Options de correction automatique. Mais également, vous pouvez supprimer ceux qui vous dérangent ou ajouter les mots que vous tapez fréquemment de travers. Vous pouvez même ajouter des symboles, comme remplacer (c) par ©.
Conseil n° 13 : Comparer des documents côte à côte (Windows uniquement)
Bien sûr, vous pouvez simplement ouvrir des fenêtres distinctes et les placer côte à côte. Mais la fonction Côte à côte de Microsoft Office va encore plus loin avec un défilement synchronisé. Cela représente un gain de temps considérable lors de la comparaison et de la modification des versions de longs documents.
Conseil n° 14 : afficher deux parties différentes du même document avec la vue fractionnée
Il s’agit d’un outil fantastique lors de modifications à une partie d’un document tout en faisant référence à une autre section. Lors de la rédaction d’une introduction ou d’une conclusion, par exemple. Il suffit d’aller dans le ruban Affichage et de sélectionner Vue fractionnée. Vous pouvez faire défiler les différentes sections dans chaque fenêtre indépendamment. Mais aussi vous pouvez apporter des modifications dans l’une ou l’autre d’entre elles.
Conseil n° 15 : Copier et coller comme un pro
Tout le monde sait comment copier et coller un bloc de texte. Mais saviez-vous que vous pouvez coller rapidement du texte sans mise en forme, ou sous forme d’image ou de PDF directement dans votre document ? Il suffit de taper Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) et un dialogue d’options s’affiche.
Dans Word, vous pouvez utiliser ce dialogue pour coller du texte sans mise en forme, tandis que dans Excel, vous pouvez coller uniquement des valeurs, des mises en forme ou des commentaires, tout sauf les bordures, et même ajouter, soustraire, multiplier et diviser des sommes à la volée.
Conseil n° 16 : personnalisez votre menu de raccourcis
Vous pouvez ajouter des fonctions que vous utilisez souvent à la barre d’outils d’accès rapide. Et ce dans le menu de raccourcis de n’importe quelle application, tout en haut du document. Par défaut, vous verrez des commandes telles que Enregistrer, Imprimer et Annuler, mais vous pouvez ajouter presque n’importe quoi ici. Il vous suffit de cliquer sur la flèche à droite pour ajouter les commandes dont vous avez besoin.
Conseil n° 17 : fusionner des formes (Powerpoint)
Vous pouvez combiner différentes formes simples pour en faire des formes plus complexes. Elles auront fière allure dans vos présentations, et vous n’avez pas besoin d’un outil sophistiqué comme Illustrator pour le faire. Il suffit de sélectionner les formes que vous souhaitez fusionner et de cliquer sur Fusionner les formes sous l’onglet Format. Ces formes fusionnées peuvent être copiées et collées dans d’autres applications, comme Word.
Conseil n° 18 : Utiliser le formatage conditionnel pour formater dynamiquement les cellules (Excel)
La mise en forme conditionnelle vous permet d’appliquer des styles à des cellules en fonction de leur valeur par exemple. Par exemple, vous pouvez souhaiter que toutes les valeurs positives soient vertes et que toutes les valeurs négatives soient rouges. Il suffit de sélectionner les cellules souhaitées, puis d’utiliser l’onglet Mise en forme conditionnelle du ruban Accueil. Il existe de nombreux préréglages, mais vous pouvez aussi définir vos propres règles et équations.
Conclusion
Microsoft Office est l’une des meilleures suites bureautiques disponibles, avec des tonnes d’options puissantes. Cela permet de rationaliser le travail de vos employés et de stimuler la productivité. Encouragez vos collaborateurs à explorer le logiciel et à partager activement des conseils et des astuces entre eux. Non seulement il est amusant et passionnant de découvrir de nouvelles fonctionnalités, mais cela facilite grandement la collaboration. Cela permet aux employés d’en faire plus en moins de temps, tout en travaillant plus confortablement.
