G Suite ou Office 365 : Quelle est la meilleure suite bureautique ?

G Suite ou Office 365 : Quelle est la meilleure suite bureautique ?

Il fut un temps où Microsoft Office régnait sur le monde des affaires. À la fin des années 90, la suite bureautique de Microsoft avait balayé ses rivaux. Et donc il n’y avait aucune concurrence à l’horizon. Puis, en 2006, Google est arrivé avec Google Docs & Spreadsheets, un traitement de texte et un tableur en ligne. Ce duo logiciel a été associé à d’autres services professionnels pour former plus tard G Suite.

Bien que la suite de Google n’ait pas immédiatement séduit le monde des affaires, elle a gagné en popularité progressivement. Elle compte aujourd’hui plus de 5 millions de clients payants. Microsoft, quant à elle, a délaissé son logiciel Office traditionnel au profit d’Office 365, une version en abonnement. Il y a des mises à jour fréquentes et de nouvelles fonctionnalités. C’est sur Office 365 que nous nous sommes concentrés dans cet article.

Aujourd’hui, choisir une suite bureautique n’est plus aussi simple qu’avant. Nous sommes là pour vous aider.

Points communs entre G Suite et Office 365

G Suite et Office 365 ont beaucoup en commun. Toutes deux sont basées sur des abonnements et facturent aux entreprises des frais mensuels par personne. Il y a différents niveaux de tarification, en fonction des fonctionnalités recherchées par les clients. Bien que G Suite soit basée sur le Web, elle peut également fonctionner hors ligne. Et si Office 365 est basé sur un logiciel installé, il fournit également des versions web légères de ses applications.

Les deux suites fonctionnent bien avec toute une série d’appareils. Basée sur le Web, G Suite fonctionne dans la plupart des navigateurs sur n’importe quel système d’exploitation. Et Google propose également des applications pour Android et iOS. Microsoft propose des applications client Office pour Windows, macOS, iOS et Android. Aussi ses applications web fonctionnent sur tous les navigateurs.

Les suites offrent également les mêmes applications de base. Chacune dispose de programmes :

• de traitement de texte,
• de tableur,
• de présentation,
• de messagerie,
• de calendrier
• de contacts,
• de logiciels de vidéoconférence,
• de messagerie
• de prise de notes.

Chacune est associée à un système de stockage en cloud. Mais ces applications individuelles sont très différentes d’une suite à l’autre. Et les deux suites offrent également une multitude d’outils supplémentaires. Il peut donc être extrêmement difficile de décider quelle suite est la meilleure pour votre entreprise.

C’est là que cet article entre en jeu. Nous vous proposons un examen détaillé de tous les aspects des suites bureautiques. Nous nous concentrons ici sur la façon dont les suites fonctionnent pour les entreprises, plutôt que sur l’utilisation individuelle.

Traitement de texte : Google Docs ou Microsoft Word

Il est assez simple de décider si votre entreprise a intérêt à utiliser Google Docs ou Microsoft Word. Qu’est-ce qui est le plus important pour vos utilisateurs? Une collaboration facile à utiliser ou la plus grande gamme de fonctions de création et d’édition de documents ? Pour la collaboration, Google Docs est meilleur. Pour le traitement de texte le plus complet que vous puissiez trouver, il vous faut Word.

Word a des capacités exceptionnelles qui rendent votre flux de travail plus facile et plus productif. Si vous créez un rapport, une brochure, un curriculum vitae, Word offre un excellent ensemble de modèles prédéfinis. Ces derniers vous permettent de rédiger rapidement, en sachant que votre document aura une conception solide et utile. Par exemple, Word propose près de 50 modèles de rapports différents, alors que Google Docs n’en propose que cinq. Word propose également davantage de types et de styles de graphiques à intégrer dans les documents.

Microsoft Word dispose de fonctionnalités bien plus puissantes que Google Docs. Notamment de nombreux modèles préétablis sont à choisir lors de la création d’un nouveau document. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).
Mais Google Docs surpasse Word en matière de collaboration en direct. La collaboration transparente a été intégrée dès le départ. Tandis que dans Word, elle est plus difficile à utiliser, n’est pas aussi complète. Elle donne l’impression d’être ajoutée plutôt que de faire partie intégrante du programme.

Lorsqu’il s’agit de collaboration en direct, Google Docs surpasse de loin Microsoft Word. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).
Concernant la collaboration hors ligne, Word a toujours été la référence. Mais Google Docs a parcouru un long chemin et est aujourd’hui presque aussi bon que Word. Les outils d’édition de Word offrent des contrôles légèrement plus précis, mais ils sont à peu près à égalité.

Feuilles de calcul : Google Sheets et Microsoft Excel

Les utilisateurs de votre entreprise travaillent-ils le plus souvent seuls sur des feuilles de calcul? Ou collaborent-ils fréquemment avec d’autres personnes ? La réponse à cette question déterminera si Excel ou Google Sheets est plus adapté à votre entreprise.

Pour ceux qui travaillent principalement seuls, Excel est le grand gagnant. Comme pour Word, sa large sélection de modèles offre une richesse inouïe. Par exemple, il existe plus de 60 modèles pour différents types de budgets. Par exemple pour un événement marketing, vous en trouverez probablement un qui correspond à vos besoins. En revanche, Google Sheets ne propose que trois modèles de budget différents.

Excel propose également beaucoup plus de types de graphiques que Google Sheets – 17 au total. De plus, de nombreux types de graphiques ont plusieurs sous-types. Par exemple, parmi les graphiques à barres, vous trouverez des barres en grappes, des barres empilées et ainsi de suite. Google Sheets ne compte que sept types principaux de graphiques. Il est également plus simple de créer des graphiques dans Excel que dans Google Sheets.

Excel possède des fonctionnalités bien plus sophistiquées que Google Sheets, notamment beaucoup plus de types de graphiques. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).
Cependant, Google Sheets surpasse de loin Excel en matière de collaboration en temps réel. Comme pour Docs, la collaboration est directement intégrée à Sheets. Non seulement les outils sont plus puissants, mais ils sont naturellement intégrés et faciles d’accès. Il en va de même pour la modification et le commentaire des feuilles de calcul.

Présentations : Google Slides ou Microsoft PowerPoint

La question de savoir si Google Slides ou PowerPoint est le meilleur choix se résume à un seul point. Accordez-vous de l’importance à la collaboration ou à des fonctions puissantes dans un programme de présentation ? Si la collaboration est reine dans votre entreprise, Google Slides est le meilleur choix. Pour toutes les autres raisons, PowerPoint l’est.

Par exemple, la fonction QuickStarter de PowerPoint permet de démarrer rapidement une présentation. Choisissez le sujet de votre présentation, et QuickStarter vous guide dans la création d’un plan, de diapositives de démarrage… Google Slides n’a pas d’équivalent.

PowerPoint possède de nombreuses fonctionnalités que Google Slides ne peut égaler. Notamment QuickStarter vous aide à créer un plan, des diapositives de démarrage, des modèles et des thèmes. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).
De même, avec PowerPoint, il est plus facile d’ajouter des graphiques, des transitions, des animations et du multimédia. Il offre également davantage de types de graphiques et de tableaux. Et il regorge de richesses lorsqu’il s’agit de faire la présentation elle-même. Des fonctionnalités innovantes telles que Rehearse Timings, calcule le temps que vous consacrez à chaque diapositive lors d’une répétition. De cette façon, vous ne vous embourbez pas dans une seule diapositive. Et vous pouvez vous entraîner à donner à chaque diapositive la place qui lui revient. Google Slides n’a rien de tel.

Cependant, Google Slides est la référence en matière de collaboration, avec des capacités bien supérieures à celles de PowerPoint. Et comme Slides offre moins de possibilités qu’Excel, il est légèrement plus facile d’y créer des diapositives.

Email : Gmail et Microsoft Outlook

Si vous privilégiez la simplicité, vous préférerez Gmail à Outlook. Gmail possède une interface beaucoup plus propre et moins encombrée que celle d’Outlook par défaut. Elle offre ainsi le meilleur équilibre entre facilité d’utilisation et fonctionnalités puissantes. Toutefois, Outlook a fait quelques progrès pour devenir plus simple à utiliser grâce à un nouveau ruban simplifié à activer.

Gmail offre une interface intuitive avec des outils faciles à utiliser pour accomplir rapidement votre travail. Notamment, citons une option qui suggère des mots et des phrases au fur et à mesure de la saisie. Mais également une fonction « coup de pouce » permet de retrouver les messages oubliés. Enfin un bouton « snooze » très pratique permet de retarder l’arrivée de messages.

Cependant, lorsqu’il s’agit de fonctionnalités puissantes, Outlook est le meilleur. Par exemple, la boîte de réception ciblée d’Outlook vous permet de répondre d’abord aux courriels les plus importants. Aussi sa fonction Nettoyer fait un excellent travail de simplification des longs fils d’emails afin de faciliter le suivi. Et comme les fonctions de contacts et de calendrier font partie intégrante d’Outlook, elles sont bien intégrées à la messagerie. Gmail s’appuie sur les applications distinctes Google Contacts et Agenda, dont la navigation peut s’avérer un peu plus compliquée.

Si vos utilisateurs veulent toutes les cloches et tous les sifflets possibles, Outlook les fournit tous. Pour que les choses soient faites rapidement, Gmail est un meilleur choix.

Collaboration : Google Hangouts Chat et Meet vs. Microsoft Teams

Lorsqu’il s’agit de collaborer sur des documents, Gmail est bien meilleur qu’Office 365. La collaboration est intégrée à l’interface, au lieu d’être considérée comme un élément secondaire comme dans Office 365. Tout est sous vos yeux pour inviter des personnes à collaborer, définir leurs droits de collaboration et discuter avec elles. La courbe d’apprentissage de la collaboration dans Office 365 est plus longue. Et même si vous apprenez à la maîtriser, elle est loin d’être aussi transparente que dans G Suite.

Travailler ensemble sur des documents individuels n’est qu’une partie de l’équation, cependant. Pour les fonctionnalités de collaboration plus complexes à l’échelle de l’entreprise, Office 365 comprend des outils qui surpassent G Suite. Microsoft Teams, par exemple, combine

• le chat de groupe,
• les réunions en ligne,
• la visioconférence,
• les espaces de travail personnalisés,
• les dépôts de fichiers d’équipe partagés…

Et Teams offre une intégration sans effort avec Outlook, SharePoint, OneDrive for Business et plus encore.

Qui devrait utiliser G Suite

Compte tenu de tout cela, quel type d’entreprise devrait utiliser G Suite ? Si la collaboration sur des documents fait partie intégrante de l’ADN de votre entreprise, G Suite est faite pour vous. Ses fonctionnalités de collaboration en direct dépassent de loin tout ce qu’Office 365 a à offrir. Elles font tellement partie intégrante de la conception de la suite que la coure d’apprentissage est très réduite.

G Suite est également un bon choix si votre entreprise n’a pas besoin de toutes les fonctionnalités sophistiquées d’Office 365. Chaque application individuelle de G Suite est plus simple à utiliser que celle d’Office 365. Gmail en particulier est plus facile à utiliser qu’Outlook. Et si vos utilisateurs font beaucoup de recherches de documents, la recherche de Google Drive surpasse Office 365.

Qui devrait utiliser Office 365

Si vous privilégiez des fonctionnalités puissantes et sophistiquées sur la collaboration, alors Office 365 est fait pour vous. Chacune de ses applications surpasse son équivalent G Suite. Et ce n’est pas comme si vous ne pouviez pas faire de la collaboration en direct dans Office 365. C’est simplement un peu plus difficile et moins simple que dans G Suite. De plus, les fonctions de balisage d’Office 365 sont exemplaires. Ceci en fait une solution idéale pour les personnes qui ont besoin de revoir le travail des autres.

Il existe également d’autres raisons pour lesquelles une entreprise devrait utiliser Office 365. Bien que les équipe de G Suite soient utiles pour le partage, ils ne peuvent pas rivaliser avec les environnements collaboratifs de SharePoint. Si vous souhaitez gérer votre serveur de messagerie, plutôt que d’utiliser une messagerie hébergée, vous aurez également besoin d’Office 365. Et Microsoft Teams est un excellent moyen pour les équipes de partager leur travail entre elles.