Créer un suivi des abonnements avec Microsoft Lists et Power Automate

Créer un suivi des abonnements avec Microsoft Lists et Power Automate

On m’a demandé s’il était possible de créer une application permettant de suivre les abonnements aux services Microsoft 365. Les fonctionnalités demandées sont les suivantes :

• Ajoutez un nouveau service pour chaque formule d’abonnement achetée.
• Spécifiez la durée de facturation, le prix et la date d’expiration.
• Comptez automatiquement les jours jusqu’au renouvellement.
• Consultez l’historique de facturation et le montant total payé.
• Envoyez un rappel de renouvellement dans les notifications mobiles

Utilisation de Microsoft Lists pour l’application

J’ai décidé d’utiliser Microsoft List pour mon application et j’ai créé les colonnes suivantes :

• Nom du service (une seule ligne de texte)
• Logo (image)
• Détails du plan (plusieurs lignes de texte)
• Terme de facturation (Liste de choix)
• Prix (Devise)
• Date de fin (Date)
• Nombre de jours avant le renouvellement (Colonne calculée -> [Date de fin]-Today(), affichage sous forme de nombre)

Pour mettre en évidence certaines données, j’utilise la mise en forme conditionnelle pour ajouter des fonds rouge-ambre-vert en fonction du nombre de jours restants pour résilier mon abonnement, comme suit s’il reste :

• moins de 3 jours pour annuler l’abonnement, définissez l’arrière-plan en rouge,
• 3 jours ou plus à résilier, mais moins de 7 jours, le fond devient orange, et
• 7 jours ou plus, utilisez un fond vert :

Pour ce faire, il suffit de modifier les paramètres des colonnes concernées afin d’appliquer un formatage conditionnel. Sélectionnez la colonne que vous souhaitez formater, ouvrez les paramètres et sélectionnez Formater cette colonne. Ensuite, choisissez Formatage conditionnel et Modifier la règle (dans le menu […]). Assurez-vous que la bonne colonne est sélectionnée et entrez la comparaison à utiliser. Dans notre cas, nous utilisons la comparaison is less than car nous voulons vérifier que la valeur de la colonne est inférieure à 3 (jours). Cliquez maintenant sur l’icône du crayon (Figure 1) pour choisir la couleur de la mise en forme que vous souhaitez appliquer (rouge). Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la règle.

Répétez le processus pour créer les autres règles de formatage.

Enfin, ajoutez la troisième règle.

Après avoir saisi les règles, notre liste devrait ressembler à la Figure 4 :

Créer une alerte

Je veux maintenant créer une alerte si le nombre de jours jusqu’au renouvellement est inférieur à 3. Pour ce faire, j’utilise Power Automate et crée le flux suivant :

Plongeons dans les détails de ces actions.

trigger: recurrence: Ce déclencheur signifie que notre flux se réveillera tous les jours à 10 heures (UTC+1) pour exécuter les actions. Aucun événement externe ne déclenche le flux.

initialize variable: VarIntegerDays: Pour pouvoir ajuster notre rappel plus facilement par la suite (et parce que j’aime éviter les valeurs codées en dur), j’ai initialisé une variable de type integer avec une valeur de 3.

initialize variable: VarStringReminder: Comme je veux ensuite déterminer si le flux doit m’envoyer un rappel, j’initialise une deuxième variable de type chaîne et utilise l’expression suivante :

addDays(utcNow(), variables(‘varIntegerDays’), ‘yyyy-MM-dd’)

Cela signifie que j’ajoute la valeur de ma première variable (3) à la date d’aujourd’hui et qu’elle doit la renvoyer sous forme de date.

Get items: SharePoint: Maintenant, nous voulons obtenir les éléments de notre liste. Au lieu d’obtenir d’abord tous les éléments et d’ajouter ensuite une condition à notre flux, je trouve plus élégant d’interroger notre liste afin de n’obtenir que les éléments correspondant à ma requête :

End lt ‘@{variables(‘VarStringReminder’)}’

Lt signifie ‘moins de’ – ce qui signifie que si la date de fin de notre abonnement est moins de 3 jours avant, nous recevrons un rappel quotidien pour annuler l’abonnement. Si vous ne voulez pas vous embêter, vous pouvez également remplacer lt par eq, qui signifie « égal », afin de ne recevoir ce rappel qu’une seule fois.

Boucle et notification

Comme plusieurs éléments peuvent théoriquement correspondre à notre requête, nous voulons recevoir une notification pour chaque abonnement. À l’intérieur de la boucle, nous pouvons ajouter une notification mobile, un courriel, une tâche, ou ce que vous voulez.

Examiner l’historique de facturation – qu’est-ce que j’ai payé ?

Pour avoir une idée de ce que nous avons déjà payé cette année, nous devons mettre à jour la liste pour multiplier le prix par la durée de facturation et, si la durée de facturation est mensuelle, multiplier ce chiffre par le nombre de mois écoulés dans cette année.

Allons-y étape par étape :

1. changez la colonne « Terme de facturation » en colonne numérique.
2. dans cette colonne, 12 est mensuel (12 fois par an), 1 est annuel.
3. Créez une nouvelle colonne calculée M, qui vous donne le mois de la date d’aujourd’hui : =MONTH(Today())
4. Créez une nouvelle colonne calculée Coûts jusqu’à présent cette année, formule : =IF([Terme de facturation]=1,Pricing,Pricing*M)

Chaque abonnement indique maintenant combien nous avons payé pour l’année en cours, mais nous n’avons pas de vue d’ensemble de ce que nous avons payé pour tous les abonnements au total. Malheureusement, SharePoint ne dispose pas de totaux pour les colonnes calculées, c’est pourquoi nous devons trouver une autre solution pour cela – Power Automate à la rescousse !

Tout d’abord, créez une nouvelle colonne dans la liste appelée Totaux.

Utilisation d’un second flux pour calculer les totaux

La figure 6 montre le flux que j’ai construit pour calculer les totaux de facturation :

Les actions suivantes sont utilisées :

• Trigger: Recurrence: Ce flux est programmé pour être tiré quotidiennement.
• Get Items: récupère tous les éléments de notre liste SharePoint sans aucune requête.
• Initialize variable Current Total: définissez le type float, la valeur doit être 0 – nous définirons la valeur plus tard dans le flux.

Dans une boucle « Appliquer à chaque », nous faisons :

• Set variable tempAmount: définir la variable tempAmount à la valeur de notre colonne SharePoint Coûts jusqu’à présent cette année.
• Increment variable Current Total: Increment variable Current Total: Increment the Current Total variable with this expression:

float(variables(‘tempAmount’))

• Update item: Enfin, mettez à jour la liste avec la variable Current Total dans la colonne nouvellement créée.

Figure 7 shows the result:

Conclusion

Nous pouvons créer des listes puissantes dans Microsoft Lists et étendre ce qui est disponible dans SharePoint Online avec Power Automate. A suivre ? Comment créer automatiquement un rapport visuel en utilisant Power BI et SharePoint Pages.