Les réunions de Teams sont dotées d’une capacité de webinaire

Désormais, Microsoft a doté les réunions de Teams d’une capacité de webinaire.

Organiser des webinaires aussi facilement que des réunions normales

La fonctionnalité de webinaire pour les réunions Teams est disponible depuis avril 2021.

La possibilité d’organiser des webinaires permet à Teams de rivaliser en externe avec des produits tels que GoToWebinar et Zoom Webinar.

Préparation des webinaires

Les réunions Teams sont soit personnelles, soit de canal. Les réunions de webinaires ne peuvent être que des événements personnels uniques. C’est seulement l’application de calendrier Teams qui peut créer des réunions de webinaire et non Outlook. Si vous souhaitez organiser un événement sur plusieurs jours, vous devez créer plusieurs webinaires. Teams ne prends pas en charge les réunions récurrentes ni les salles de réunion. Peut-être que Microsoft comblera ces lacunes à l’avenir.

Les paramètres de la politique Teams attribués aux utilisateurs contrôlent qui peut programmer des réunions de webinaires. Et si les webinaires sont uniquement internes ou accessibles aux participants internes et externes. Pour l’instant, les paramètres sont configurables par PowerShell et sont :

• AllowMeetingRegistration : Contrôle si un utilisateur peut créer une réunion de webinaire. La valeur par défaut est True.
• WhoCanRegister : Contrôle les participants qui peuvent assister à une réunion de webinaire. La valeur par défaut est EveryoneInCompany, ce qui signifie que les comptes internes et les comptes invités peuvent participer. Si vous souhaitez organiser des webinaires publics, définissez la valeur sur Everyone.
• AllowEngagementReport : Contrôle si l’utilisateur peut télécharger le rapport de présence et le rapport d’inscription de la réunion. Assurez-vous que cette valeur est Enabled. Car une grande partie de l’organisation d’un webinaire consiste à connaître l’acquisition et la participation du public.
• StreamingAttendeeMode : Contrôle si Teams utilise la capacité de débordement lorsqu’une réunion atteint sa capacité (1 000 utilisateurs avec toutes les fonctionnalités). Définissez ce paramètre sur Activé pour autoriser jusqu’à 20 000 participants supplémentaires à se joindre à la réunion. Dans l’aperçu, ce paramètre était appelé StreamingModeEnabled.

Voici comment mettre à jour une politique de réunion avec les valeurs requises :

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity " Allow Meeting Recording" -AllowMeetingRegistration $True -WhoCanRegister Everyone -AllowEngagementReport Enabled -StreamingAttendeeMode Enabled

Comme toute modification des paramètres de la politique relative aux équipes, il peut s’écouler plusieurs heures avant que les nouveaux paramètres ne soient effectifs.

Un paramètre qui manque est le contrôle de la confidentialité des participants. Les participants aux réunions d’équipe peuvent voir les détails des autres participants. Cela convient aux réunions internes, mais peut-être pas aux événements externes. Il serait bon de pouvoir contrôler si les détails des participants sont visibles pour les non-présentateurs.

Créer votre premier webinaire

Avant de créer une réunion webinaire, l’organisateur doit savoir :

• Le sujet du webinaire et la date de l’événement.
• Décidez si l’événement est interne ou externe. Une fois créé, vous ne pouvez pas modifier la portée.
• La façon dont les participants s’inscriront au webinaire. Lorsque vous créez le webinaire, Teams crée un formulaire ou une page d’inscription. Ce formulaire contient le contenu décrivant l’événement. Il contient aussi les données que vous souhaitez que les participants fournissent, y compris les questions personnalisées. Teams génère une URL pour la page d’inscription à inclure dans un e-mail ou sur un site Web. Cela permet aux participants potentiels de s’inscrire à l’événement. Vous pouvez également inviter des personnes à assister au webinaire comme à des réunions ordinaires.
• Les présentateurs. Ces personnes doivent être invitées à la réunion.

Par exemple, j’ai pris les détails d’un webinaire portant sur la migration de serveurs Exchange sur site vers le cloud. Et je les ai répliqués dans Teams. Tout d’abord, j’ai créé la réunion dans l’application de calendrier Teams (Figure 1). Notez que j’ai choisi de demander à « tout le monde » de s’inscrire à l’événement, ce qui signifie qu’il s’agit d’un webinaire public.

En cliquant sur le lien permettant de personnaliser le formulaire d’inscription, l’organisateur peut saisir :

• les détails de l’événement,
• les intervenants
• quelques questions personnalisées (Figure 2).

Vous pouvez ajouter autant de questions personnalisées que vous le souhaitez. Mais il est préférable de limiter les questions au minimum. Nous avons paramétré les questions pour qu’elles nécessitent des réponses. De ce fait les personnes ne peuvent pas s’inscrire tant qu’elles n’ont pas saisi une réponse valide. Teams comprend un certain nombre de champs prédéfinis qui peuvent également être inclus, comme l’organisation de la personne.

Diffusion des nouvelles de l’événement

Le lien vers le formulaire d’inscription (utilisez Copier le lien pour récupérer le lien) ressemble à ceci :

https://teams.microsoft.com/registration/PzFitvwUokOaetLif080eA,_xwZzApnQEeEWOYGdTfHRw,8WUQVaYEeUmLGSyKDBYxnw,it7kMRLtfUOXr52oaEIfmg,2OuDgrYFWEmeCPXZCqHI1Q,yCw6Cinw5U-KvaqDX9fLxw?mode=read&tenantId=b662313f-14fc-43a2-9a7a-d2e27f4f3478

Ce lien inclus dans un email permet d’informer les gens de l’existence du webinaire et de leur permettre de s’inscrire. N’oubliez pas qu’Exchange Online limite le nombre de messages sortants à 10 000 destinataires et à 30 messages par minute. C’est pourquoi les organisateurs de webinaires doivent utiliser un service de messagerie commercial pour diffuser les informations relatives au webinaire. La figure 3 montre un message prêt à envoi avec le lien d’inscription intégré au texte.

S’inscrire au webinaire

Les destinataires qui cliquent sur le lien Register Today sont dirigés vers la page d’inscription de Teams (figure 4). Là ils peuvent s’inscrire au webinaire et répondre aux questions posées par l’organisateur. Le résultat d’une inscription réussie est une entrée dans le rapport d’inscription de la réunion. Teams envoie alors un email aux participants pour confirmer leurs inscription. Cet email contient les détails de l’événement, y compris un fichier .ics pour ajouter l’événement au calendrier.

L’organisateur peut vérifier à tout moment la participation potentielle au webinaire en téléchargeant le rapport d’inscription. Toutefois, s’il trouve une personne indésirable dans le rapport d’inscription, il n’y a aucun moyen d’empêcher cette personne de participer au webinaire.

Comme le rapport de présence pour les réunions normales des équipes, la copie téléchargée du rapport d’inscription est un fichier CSV (Figure 5).

En règle générale, seuls 30 à 40 % des participants inscrits se présentent à un webinaire public. Le taux de participation étant plus élevé pour les événements internes. Votre taux de participation peut varier. Comme le rapport de présence disponible pour les réunions normales, Teams génère les données d’inscription.

Organiser la réunion

Une réunion par webinaire se déroule de la même manière qu’une réunion normale, avec les fonctionnalités habituelles de Teams. Les présentateurs peuvent partager des informations comme des présentations et d’autres applications. Les options de réunion Teams déterminent si le chat est inactif et qui peut contourner le hall de la réunion.

En d’autres termes, si vous pouvez organiser une réunion ordinaire de l’équipe, avec un peu de préparation, vous pouvez organiser un webinaire.

Après l’événement

Une fois le webinaire terminé, l’organisateur voudra probablement revoir l’enregistrement et décider s’il le partage publiquement. Les enregistrements des réunions Teams étant désormais stockés sous forme de fichiers MP4 dans OneDrive for Business. Il est facile de partager l’enregistrement à partir de OneDrive ou de le déplacer vers un endroit plus approprié.

L’organisateur voudra probablement aussi examiner les données des rapports d’inscription et de présence. Cela permet de comprendre la popularité de l’événement et l’engagement des participants pendant le webinaire. Par exemple, un nombre important de personnes ont-elles abandonné prématurément ? Le rapport d’inscription est également une bonne source d’emails pour le suivi des représentants commerciaux ou autres. Le rapport de présence est moins fiable car il n’y a pas de confirmation email pour participer au webinaire. En définitive, cela signifie que les données relatives aux participants externes manquent d’informations de contact vérifiées.

Les informations relatives aux webinaires sont disponibles pour la recherche. Cela se fait à l’aide des listes stockées dans le compte OneDrive for Business de l’organisateur. Ainsi les organisateurs de réunions doivent avoir accès à Microsoft Lists comme condition préalable à l’organisation de webinaires.

Des webinaires faciles à organiser

Teams a fourni un moyen facile d’organiser des webinaires en tirant parti de ses capacités de réunion. Il s’agira d’une fonctionnalité populaire.