Collaborer avec des invités sur un site SharePoint

Collaborer avec des invités sur un site SharePoint

Si vous devez collaborer avec des invités sur des documents, des données et des listes, vous pouvez utiliser un site SharePoint. Les sites SharePoint modernes sont connectés à Groupes Microsoft 365 et peuvent gérer l’appartenance au site et fournir des outils de collaboration supplémentaires tels qu’une boîte aux lettres partagée et un calendrier.

Dans cet article, nous allons parcourir les étapes de configuration de Microsoft 365 nécessaires à la configuration d’un site SharePoint pour la collaboration avec les invités.

Paramètres de collaboration externe Azure

Le partage dans Microsoft 365 est régi à son niveau le plus élevé par les paramètres de collaboration externe B2B dans Azure Active Directory. Si le partage invité est inactif ou restreint dans Azure AD, ce paramètre remplace les paramètres de partage que vous configurez dans Microsoft 365.

Vérifiez les paramètres de collaboration externe B2B pour vous assurer que le partage avec les invités est actif.

Pour définir les paramètres de collaboration externe

1. Connectez-vous à Azure Active Directory sur https://aad.portal.azure.com.
2. Dans le volet de navigation gauche, cliquez sur Azure Active Directory.
3. Cliquez sur Identités externes.
4. Dans l’écran Prise en main, dans le volet de navigation gauche, cliquez sur Paramètres de collaboration externe.
5. Assurez-vous que Les utilisateurs membres et les utilisateurs affectés à des rôles d’administrateur spécifiques peuvent inviter des utilisateurs invités, y compris des invités disposant d’autorisations de membre ou Tous les membres de l’organisation peuvent inviter des utilisateurs invités, y compris des invités et des non-administrateurs est actif.
6. Si vous avez effectué des modifications, cliquez sur Enregistrer.

Notez les paramètres dans la section Restrictions de collaboration. Assurez-vous que les domaines des invités avec qui vous voulez collaborer ne sont pas bloqués.

Si vous travaillez avec des invités de plusieurs organisations, vous souhaiterez peut-être restreindre leur capacité à accéder aux données d’annuaire. Cela les empêche de voir qui d’autre est invité dans l’annuaire. Pour ce faire, sous Restrictions d’accès des utilisateurs invités, sélectionnez Les utilisateurs invités ont un accès limité aux propriétés et à l’appartenance aux paramètres des objets d’annuaire ou L’accès des utilisateurs invités est limité aux propriétés et à l’appartenance à leurs propres objets d’annuaire.

Paramètres invités des groupes Microsoft 365

Les sites SharePoint modernes utilisent Groupes Microsoft 365 pour contrôler l’accès au site. Les paramètres invités Groupes Microsoft 365 doivent être actifs pour que l’accès invité dans les sites SharePoint fonctionne.

Pour définir les paramètres invités des groupes Microsoft 365

1. Dans le Centre d’administration Microsoft 365, dans le volet de navigation gauche, développez Paramètres.
2. Cliquez sur Paramètres de l’organisation.
3. Dans la liste, cliquez sur Groupes Microsoft 365.
4. Assurez-vous que les cases à cocher Permettre aux propriétaires de groupe d’ajouter des personnes externes à votre organisation à des groupes Microsoft 365 en tant qu’invités et Permettre aux membres du groupe invités d’accéder au contenu du groupe sont actifs.
5. Si vous avez effectué des modifications, cliquez sur Enregistrer.

Paramètres de partage au niveau de l’organisation SharePoint

Pour que les invités aient accès aux sites SharePoint, les paramètres de partage au niveau de l’organisation SharePoint doivent autoriser le partage avec les invités.

Les paramètres au niveau de l’organisation déterminent les paramètres qui seront disponibles pour des sites individuels. Les paramètres de site ne peuvent pas être plus permissifs que les paramètres au niveau de l’organisation.

Si vous souhaitez autoriser le partage de fichiers et de dossiers non authentifié, choisissez Tout le monde. Si vous souhaitez vous assurer que toutes les personnes extérieures à votre organisation doivent s’authentifier, choisissez Invités nouveaux et existants. Choisissez le paramètre le plus permissif qui sera nécessaire pour n’importe quel site de votre organisation.

Pour définir les paramètres de partage SharePoint au niveau de l’organisation

1. Dans le Centre d’administration Microsoft 365, dans le volet de navigation gauche, sous Administration centres, sélectionnez SharePoint.
2. Dans le centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation gauche, sous Stratégies, sélectionnez Partage.
3. Assurez-vous que le partage externe pour SharePoint est Tout le monde ou Invités nouveaux et existants.
4. Si vous avez apporté des modifications, sélectionnez Enregistrer.

Créer un site

L’étape suivante consiste à créer le site que vous prévoyez d’utiliser pour collaborer avec des invités.

Pour créer un site

1. Dans le Centre d’administration SharePoint, sous Sites, sélectionnez Sites actifs.
2. Sélectionnez Créer.
3. Sélectionnez Site d’équipe.
4. Tapez un nom de site et entrez un nom pour le propriétaire du groupe (propriétaire du site).
5. Sous Paramètres avancés, choisissez si vous souhaitez que ce site soit public ou privé.
6. Sélectionnez Suivant.
7. Sélectionnez Terminer.

Nous inviterons des utilisateurs plus tard. Ensuite, il est important de vérifier les paramètres de partage au niveau du site pour ce site.

Paramètres de SharePoint au niveau du site

Vérifiez les paramètres de partage au niveau du site pour vous assurer qu’ils autorisent le type d’accès souhaité pour ce site. Par exemple, si vous définissez les paramètres au niveau de l’organisation sur Tout le monde, mais que vous souhaitez que tous les invités s’authentifient pour ce site, assurez-vous que les paramètres de partage au niveau du site sont définis sur Nouveaux invités et invités existants.

Notez que le site ne peut pas être partagé avec des personnes non authentifiées (paramètre Tout le monde ), mais que des fichiers et dossiers individuels le peuvent.

Vous pouvez également utiliser des étiquettes de confidentialité pour contrôler les paramètres de partage externe pour les sites SharePoint.

Pour définir les paramètres au niveau du site

1. Dans le Centre d’administration SharePoint, dans la navigation de gauche, développez Sites, puis sélectionnez Sites actifs.
2. Sélectionnez le site que vous souhaitez partager.
3. Sélectionnez …, puis Partage.
4. Assurez-vous que le partage est actif sur Tout le monde ou Invités nouveaux et existants.
5. Si vous avez apporté des modifications, sélectionnez Enregistrer.

Inviter des utilisateurs

Les paramètres de partage d’invités sont maintenant en place. Vous pouvez donc commencer à ajouter des utilisateurs internes et des invités à votre site. L’accès au site étant contrôlé par le biais du groupe Microsoft 365 associé, nous y ajouterons des utilisateurs.

Pour inviter des utilisateurs internes à un groupe

1. Accédez au site où vous souhaitez ajouter des utilisateurs.
2. Sélectionnez le lien Membres dans le coin supérieur droit qui indique le nombre de membres.
3. Sélectionnez Ajouter des membres.
4. Tapez les noms ou adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez inviter sur le site, puis sélectionnez Enregistrer.

Les invités ne peuvent pas s’ajouter au groupe Microsoft 365 à partir du site. Pour plus d’informations sur l’ajout d’invités à un groupe, consultez Ajout d’invités à Groupes Microsoft 365.