Notifications automatisées d’expiration de licence à l’aide de Microsoft Flow

Notifications automatisées d’expiration de licence à l’aide de Microsoft Flow

En tant que professionnels de l’informatique, nous avons beaucoup de tâches à accomplir quotidiennement. Dans ma carrière professionnelle, l’une de ces tâches consiste à assurer le suivi de toutes sortes de licences. Ainsi, je dois suivre un grand nombre d’abonnements annuels, trimestriels ou mensuels. Aussi, je dois m’assurer que je suis au courant des dates d’expiration.

C’est dans ce but que J’ai décidé de mettre en place un système qui me permettra de garder toutes mes licences à jour. Il s’agit d’une base de données centralisée et consultable pour stocker les informations sur les licences. Avec la possibilité d’envoyer des rapports sur les dates d’expiration par courrier électronique.

Ce n’est pas le seul cas d’utilisation où vous pouvez utiliser cette solution. Toute donnée associée à des dates d’expiration peut utiliser la même approche.

Pour ce système automatisé, je vais utiliser trois composants principaux :

• Base de données dorsale – Liste SharePoint pour stocker les informations relatives aux licences.
• Moteur de flux de travail – Microsoft Flow pour envoyer des notifications par courriel en fonction d’une règle de gestion.
• Notifications par courriel – Exchange Online comme méthode de livraison

Création de la liste SharePoint

Commençons par créer une liste SharePoint avec les colonnes requises. Cette liste peut être intégrée à l’un de vos sites SharePoint existants, voire à un site d’équipe. Un groupe Office 365 est un moyen simple de créer un site d’équipe à cette fin.

Pour cet exemple, j’ai construit une liste très simple basée sur les besoins de l’entreprise. Les colonnes et les types de colonnes sont présentés dans la capture d’écran ci-dessous.

Vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires en fonction des besoins de votre entreprise. Pour plus de détails sur les colonnes et les options SharePoint, consultez la page Web du support de Microsoft Office.

Nous pouvons maintenant ajouter des licences de logiciels à la liste. La capture d’écran ci-dessous montre à quoi ressemble le nouveau formulaire d’ajout d’éléments à la liste.

Pour cette démonstration, j’ai ajouté quelques licences Office 365 à la liste.

Créer le flux

Construisons maintenant le flux de travail qui enverra une notification par courriel lorsque la date d’expiration des licences est proche. Pour cela, nous allons utiliser Microsoft Flow comme moteur de flux de travail pour vérifier quotidiennement la date d’expiration des licences. C’est pour cela que Flow enverra un email s’il y a des éléments qui expirent dans les sept prochains jours.

Nous devons configurer cinq étapes principales dans le flux de travail :

1. Récurrence du workflow (quand déclencher le workflow)
2. Obtenir des éléments (interrogation de la liste SharePoint)
3. Filtrer les éléments (en fonction des besoins de l’entreprise, c’est-à-dire sept jours avant la date d’expiration)
4. Créer une sortie HTML
5. Envoyer un courriel

La capture d’écran ci-dessous représente la configuration finale du flux de travail.

L’étape Filter Array doit être ajoutée après que l’action Create HTML table soit en place. Vous devrez placer l’action Filter Array entre les étapes Get Items et Create HTML Table. Pendant la configuration, si vous créez le Filter Array avant l’action Create HTML table, Flow modifie l’étape Create HTML table. Afin qu’elle s’applique à chaque élément du Array. Je n’ai pas trouvé de documentation expliquant ce comportement sur le site Web de Microsoft Flow. Si vous trouvez ou connaissez la raison, veuillez commenter ci-dessous.

Passons en revue chaque étape une par une.

La récurrence

La Récurrence est une étape très simple. Dans cette dernière, je règle le flux de travail pour qu’il s’exécute tous les jours à 06:00 AM CST. Vous devez spécifier l’intervalle, la fréquence et le fuseau horaire.

Obtenir des éléments

Dans l’étape suivante, Get Items, nous devons interroger les données de la liste SharePoint en spécifiant :

• l’URL du site SharePoint
• le nom de la liste SharePoint.

En exécutant l’action Get Items, nous allons extraire tous les éléments de la liste SharePoint. Ensuite nous allons les stocker dans l’objet de sortie Values. Vous trouverez l’utilisation de cet objet dans l’étape suivante du flux.

Ensuite, passons en revue l’action Créer un tableau HTML. Cette action est très utile pour générer des rapports sous forme de tableau à partir de:

• SharePoint List, SQL server,
• Microsoft Dynamics et plus encore.

Create HTML table fait partie du groupe d’actions Data Operations. Pour ajouter l’action Create HTML table au flux, commencez par ajouter une action vierge au flux. Ensuite, recherchez et cliquez sur le groupe d’actions Data Operations.

Ensuite, recherchez Créer un tableau HTML dans le groupe d’actions Opérations de données.

Après avoir ajouté l’action Créer un tableau HTML, nous devrons lier l’ensemble de données de l’étape précédente comme source pour le tableau. Cliquez sur De, puis sur Afficher les options avancées. Dans Contenu dynamique, choisissez Valeur (qui est la sortie de l’étape précédente).

A partir de là, nous construisons notre tableau HTML en spécifiant les champs pour lesquels nous souhaitons établir un rapport.

Comme mentionné en début d’article, nous ajouterons une étape Filter Array entre les actions Get Items et Create HTML table. Cela permet de filtrer les données en fonction de nos besoins.

Filtrer les éléments

Dans le champ From de l’action Filter Array, nous devons spécifier une collection de données à filtrer.  Nous utiliserons l’objet de données de l’étape précédente, interrogé dans l’étape Get Items et stocké dans l’objet de données Value.

L’objet Value est automatiquement créé par Flow et vous pouvez l’utiliser dans la bibliothèque Dynamic Content. Premièrement, définissons maintenant le paramètre de filtrage où la date d’expiration doit être égale à [Today() + 7 days] pour répondre aux besoins de l’entreprise. Le côté gauche des exigences de filtrage est une colonne SharePoint nommée Expiration Date, disponible dans le contenu dynamique. Le côté droit des exigences de filtrage est une expression.

Pour définir l’expression, cliquez sur le côté droit de la condition. Passez à la section Contenu dynamique, cliquez sur l’onglet Expression et saisissez l’expression ci-dessous.

addDays(utcNow(),7, ‘yyyy-MM-dd’

Où:

• addDays – fonction permettant d’ajouter un nombre de jours à une date
• utcNow() – date d’aujourd’hui
• ‘yyyy-MM-dd’ – format de comparaison des dates. Veillez à utiliser la majuscule « MM » pour un mois, car la minuscule « mm » représente les minutes.

Vous pouvez également revoir votre expression dans le mode avancé de cette étape en cliquant sur Modifier en mode avancé.

@equals(item()?['Expiration_x0020_Date'], addDays(utcNow(), 7, 'yyyy-MM-dd'))

Créer une sortie HTML

Maintenant, nous devons changer la source des données dans le tableau HTML Create de l’objet Value au résultat de l’objet Filter Array. La nécessité de cette étape est de construire un tableau HTML uniquement avec les éléments qui expirent dans sept (7) jours, et non la liste SharePoint entière.

Envoyer un courriel

Dans la dernière étape, nous devons envoyer un email seulement si le tableau de données contient une licence qui expire dans 7 jours. À cette fin, je vais vérifier la longueur du tableau.

Tout d’abord, ajoutez une condition et définissez la déclaration :

Parce que la condition est complexe, nous devons passer en mode avancé et saisir l’expression conditionnelle ci-dessous :

@greater(length(outputs('Filter_array').body), 0)

Dans l’étape ci-dessus, nous vérifions si le tableau contient des données. Vous pouvez repasser en mode Basic et revoir visuellement ce qui se passe dans cette étape.

Dans la capture d’écran ci-dessous, vous trouverez les étapes à suivre pour réviser l’expression visuellement.

Si la longueur du tableau est supérieure à zéro, nous enverrons un courriel avec un tableau HTML que nous avons construit dans les étapes précédentes.

Flow a créé un objet de sortie à partir de l’étape Créer un tableau HTML. Ainsi, cela permet de l’utiliser dans le corps de l’e-mail.

Étant donné que le corps de l’e-mail est un tableau HTML, nous devons activer le mode HTML dans l’action e-mail. À cette fin, nous accédons au mode avancé et définissons la propriété isHTML sur Oui.

Tester le flux

Ok, nous avons tout fait. Testons notre solution. Pour cela, je vais configurer quelques licences dans la liste SharePoint. De sorte que elles expirent dans 7 jours. Ensuite, exécutons le flux manuellement. Nous pouvons voir que deux licences expirent dans 7 jours (O365 Business Premium et O365E3).

Pour exécuter le flux manuellement, ouvrez le flux de notification d’expiration et cliquez sur Exécuter maintenant.

Dans ces conditions, après avoir exécuté manuellement le flux de notification d’expiration, vérifions la boîte aux lettres.

Génial, nous pouvons voir que les éléments expirant sont signalés dans notre message électronique.

En définitive, j’espère que cette solution vous fera gagner du temps et vous aidera à assurer le suivi de vos licences logicielles. De sorte que les expirations de licence ne sont pas manquées.